Portal del empleado: toda la documentación de tu equipo, siempre disponible
El portal del empleado de Ecotime es el espacio donde cada trabajador consulta su documentación laboral desde el navegador, en el móvil o en el ordenador: nóminas, contratos, comunicaciones de la empresa y los justificantes que él mismo aporta. La empresa sube el documento a su expediente y a la persona le llega un aviso de que ya lo tiene disponible. Nadie manda adjuntos por correo y nadie pregunta dónde estaba su nómina de marzo.
¿Qué encuentra cada empleado en su portal?
Lo suyo y solo lo suyo, ordenado y disponible cuando lo necesite:
- Sus nóminas, mes a mes, con el histórico completo
- Su contrato, anexos y cualquier modificación posterior
- La documentación corporativa y las comunicaciones que le afectan
- Los justificantes que ha aportado: partes de baja, citas médicas, permisos
Cada tipo de documento tiene su pestaña y su contador, así que se ve de un vistazo qué hay y qué falta. El acceso es individual: cada trabajador entra con sus credenciales y ve únicamente los documentos que le corresponden, sin carpetas compartidas ni listados comunes. El empleado no tiene que configurar nada: encuentra lo suyo desde el primer día.
¿Por qué el correo electrónico no sirve como archivo documental?
Porque el correo está pensado para avisar, no para guardar. Cuando la documentación laboral vive en buzones nadie encuentra la nómina de hace ocho meses, el contrato está en la bandeja de alguien que ya no trabaja en la empresa y los datos personales circulan en adjuntos que se reenvían y se descargan en dispositivos sobre los que nadie tiene control.
El portal no elimina el correo, lo pone en su sitio. El aviso sigue llegando al buzón, pero el documento vive en un único lugar, asociado a su persona.
Para quien administra, la diferencia es dejar de adjuntar y comprobar cincuenta correos cada mes. Para el trabajador, dejar de escribir a administración cada vez que el banco le pide las tres últimas nóminas.
¿Cómo se suben las nóminas de todo el equipo cada mes?
Arrastrando los ficheros. Administración abre «Subir documentos», elige a la persona y suelta de una vez todos sus PDF: Ecotime reconoce el mes por el nombre del fichero —«06 Ana.pdf» se guarda como la nómina de junio— y solo pregunta por los que no queden claros.
Si ese mes ya estaba subido, avisa antes de que se duplique, pero no lo impide: una paga extra es una segunda nómina legítima del mismo mes.
Cada nómina se archiva por el mes al que corresponde, no por el día en que se subió. Es la diferencia entre un archivo y una carpeta de descargas: en marzo puedes publicar la nómina de diciembre y sigue apareciendo en su sitio.
¿Quién puede ver las nóminas dentro de la empresa?
Solo quien la empresa decida, persona a persona. Ver la documentación de la plantilla no va incluido en ser administrador: es un permiso aparte que se activa en la ficha de cada uno. Quien gestiona turnos, fichajes y vacaciones puede seguir haciéndolo sin ver una sola nómina, y si mañana deja de ser administrador, esa puerta se le cierra también por el otro lado.
En el sentido contrario, el trabajador no puede retirar lo que le publica la empresa: la consulta y se la guarda, pero su nómina no desaparece de su expediente porque él la borre. Y retirar un documento del listado no destruye el archivo, por si hay que recuperarlo.
Normas, protocolos y políticas corporativas
No todo lo que la empresa reparte es individual. Los protocolos, los planes de igualdad, las normas internas o las políticas de uso de inteligencia artificial que muchas empresas están publicando ahora tienen que estar al alcance de todo el mundo y, sobre todo, seguir estando ahí dentro de seis meses.
En el portal cada persona las encuentra en el mismo sitio donde consulta su nómina, con su propia pestaña y su propio contador. Dejan de depender de un correo que se lee una vez y se pierde: quedan en el expediente de cada trabajador, disponibles el día que las necesite.
Justificantes, bajas e incidencias
El portal no va solo de la empresa hacia el trabajador. Cuando alguien comunica una baja médica, una cita o una ausencia, adjunta el justificante ahí mismo desde el móvil: la solicitud le llega a quien tenga que aprobarla, el trabajador ve en qué estado está —pendiente, aprobada o rechazada— y el documento se queda en su portal, junto al resto de sus papeles.
Se acaban las fotos por WhatsApp, los papeles que aparecen tres semanas después y el correo que se traspapela. Quien aprueba lo hace desde el mismo sitio donde gestiona las vacaciones y ausencias del equipo.
¿Es válido poner la nómina en un portal en vez de darla en papel?
Sí. El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a facilitar un recibo individual y justificativo del pago del salario, pero no impone el papel: habla de ponerlo a disposición del trabajador. El Tribunal Supremo lo resolvió en su sentencia 1023/2016, de 1 de diciembre, validando la entrega por medios telemáticos.
La condición la había marcado la Audiencia Nacional en 2015: el trabajador tiene que poder acceder al documento sin que le suponga un coste ni una carga añadida. Un portal al que se entra desde el propio móvil cumple ese requisito mejor que una intranet de oficina, sobre todo si parte de la plantilla trabaja fuera o a turnos.
¿Ecotime calcula las nóminas?
No, y conviene tenerlo claro. Ecotime no sustituye a tu gestoría ni a tu programa de nóminas: no hace salarios, retenciones ni seguros sociales. Tu asesoría te las prepara como siempre y el portal es donde tu equipo las encuentra. Para la mayoría de pymes eso es justo lo que falta: no necesitan cambiar de gestoría, necesitan dejar de repartir a mano.
¿Es seguro tener las nóminas en un portal?
Más que tenerlas en el correo, y la diferencia está en cómo se entrega el documento. En el portal, cada archivo se pide por el expediente al que pertenece y se comprueba de quién es antes de servirlo: no hay enlace público, no hay adjunto que se pueda reenviar y la dirección del fichero no se publica en ningún sitio. Los datos de cada empresa viven además en su propia base de datos, separados de los de los demás clientes.
Con el correo pasa lo contrario: el documento se multiplica cada vez que se reenvía y se queda en el buzón de quien lo mandó, en el de quien lo recibió y en cualquier dispositivo donde se abriera.
| Nómina por correo | Nómina en el portal | |
|---|---|---|
| Copias del documento | Una por cada envío y cada reenvío | Una, en el expediente de su titular |
| Quién puede abrirla | Cualquiera que tenga ese correo delante | Solo su titular, con sus credenciales |
| Encontrar la de hace ocho meses | Rebuscar en el buzón | Filtrar por mes y año |
| Cuando esa persona se va | El documento se queda en su bandeja | El expediente se queda en la empresa |
| Papel del correo | El correo es el documento | El correo solo avisa |
En el mismo sitio donde tu equipo ya ficha
La ventaja de que esto viva en Ecotime y no en otra herramienta es que el empleado ya entra todos los días. El mismo sitio donde registra su jornada y pide sus días es donde consulta su nómina. La misma cuenta con la que ficha, una contraseña menos que recordar y una excusa menos para no mirar los documentos.
Y para quien gestiona, un solo lugar con los fichajes, el calendario de ausencias y la documentación de cada persona, en vez de tres sistemas que no se hablan entre ellos. Cuando un trabajador resuelve solo lo que antes requería escribir a administración y esperar, hay menos interrupciones para quien gestiona y menos espera para quien pregunta.
Preguntas frecuentes sobre el portal del empleado
¿Puede la empresa dejar de dar las nóminas en papel?
Sí. El Tribunal Supremo validó la entrega telemática en 2016, siempre que el trabajador pueda acceder al documento sin coste ni dificultad añadida.
¿Cualquier administrador puede ver las nóminas de la plantilla?
No. Ver la documentación de todo el equipo es un permiso aparte que la empresa activa en la ficha de cada administrador. Quien no lo tenga gestiona fichajes, turnos y vacaciones igual, pero solo ve sus propios documentos.
¿Hay que instalar una app?
No. El portal se abre en el navegador, así que funciona igual desde el móvil, la tableta o el ordenador y no hay nada que instalar ni actualizar. La app de Ecotime sigue siendo la de fichar y comunicar ausencias.
¿Cómo sabe el empleado que tiene un documento nuevo?
Le llega un aviso por correo cada vez que la empresa le publica algo, agrupado en un solo correo si le suben varios documentos de golpe. Si tiene activadas las notificaciones en el navegador o en la app, le salta también ahí. El documento no viaja como adjunto: se consulta en el portal.
¿Puede subir él sus justificantes?
Sí, al comunicar la baja o la ausencia: adjunta ahí el parte o el justificante de la cita, desde el móvil y en el momento. La documentación de la empresa —nóminas, contratos y comunicaciones— la publica siempre Administración.
¿Qué formatos admite y cuánto puede pesar un documento?
PDF, JPG y PNG. Hasta 10 MB los documentos que publica la empresa y hasta 2 MB los justificantes que se adjuntan a una baja o una ausencia.
La documentación laboral no debería ser algo que se pide. Debería estar ahí, en el móvil de cada persona, el día que la necesite.