¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Todo sobre el registro horario en España
¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Sí, fichar en el trabajo es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019. El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas, sin excepción de tamaño ni sector, a registrar diariamente la hora de entrada y salida de cada empleado. Incumplirlo es una infracción grave que puede suponer multas de hasta 7.500 euros con la normativa actual, y hasta 10.000 euros por trabajador afectado con la nueva regulación en tramitación.
ÍNDICE
- ¿Desde cuándo es obligatorio el registro horario en España?
- ¿A qué empresas y trabajadores afecta?
- ¿Qué debe incluir el registro horario?
- ¿Qué sistemas de fichaje son válidos?
- ¿Qué cambia con el registro horario digital obligatorio en 2026?
- ¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
- ¿Qué sanciones hay por no llevar el control horario?
- Preguntas frecuentes sobre el registro horario obligatorio
¿Desde cuándo es obligatorio el registro horario en España?
El registro horario es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019, fecha de entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Esta norma modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores e impuso a todas las empresas la obligación de llevar un control diario de la jornada laboral de sus empleados.
Antes de esa fecha, el registro horario solo era obligatorio para trabajadores a tiempo parcial. Desde 2019, la obligación se extiende a toda la plantilla, independientemente del tipo de contrato, jornada o modalidad de trabajo.
¿A qué empresas y trabajadores afecta la obligación de fichar?
La obligación de registro horario afecta a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena en España, sin excepciones por tamaño, sector o forma jurídica. Esto incluye:
- Autónomos con trabajadores a su cargo
- Pymes y microempresas
- Grandes empresas y multinacionales
- Empresas con trabajadores en teletrabajo o trabajo híbrido
- Empresas con empleados desplazados entre centros o clientes
La Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia, en su artículo 14, refuerza expresamente la obligación para los trabajadores en teletrabajo: fichar es igual de obligatorio desde casa que desde la oficina.
También están incluidos los trabajadores con horario flexible. La flexibilidad horaria no elimina la obligación de registrar el inicio y el fin de la jornada real de cada día.
Puedes consultar la guía oficial del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada para más detalle sobre su ámbito de aplicación.
¿Qué debe incluir el registro horario?
El registro de jornada debe recoger, como mínimo, la siguiente información por cada trabajador y cada día trabajado:
- Hora de inicio de la jornada
- Hora de finalización de la jornada
- Pausas y descansos, cuando proceda
- Horas extraordinarias realizadas y su forma de compensación
El registro debe ser objetivo, fiable y accesible. Estos tres requisitos son los que la Inspección de Trabajo verifica en una visita, y la ausencia de cualquiera de ellos puede derivar en sanción.
Además, los registros deben estar a disposición de:
- Los propios trabajadores
- Sus representantes legales o sindicales
- La Inspección de Trabajo, en cualquier momento
¿Qué sistemas de fichaje son válidos actualmente?
Con la normativa vigente a mayo de 2026, son válidos los siguientes métodos de registro horario, siempre que cumplan los requisitos de objetividad, fiabilidad y accesibilidad:
- Software de control horario digital: la opción más recomendada. Garantiza trazabilidad, genera informes automáticos y facilita el acceso en caso de inspección.
- Aplicación móvil de fichaje: válida si el registro no es manipulable a posteriori.
- Registro en papel: técnicamente válido, pero la Inspección lo considera poco fiable y lo está cuestionando cada vez con más frecuencia.
- Hoja de cálculo (Excel): permitida si el archivo no es editable sin dejar rastro, aunque en la práctica la Inspección lo considera un sistema no fiable por su facilidad de manipulación.
Con la nueva regulación en tramitación, el papel y el Excel quedarán expresamente prohibidos como métodos ordinarios de registro.
Si quieres asegurarte de cumplir con la normativa vigente y prepararte para los cambios que vienen, puedes conocer cómo funciona el sistema de fichaje de Ecotime.
¿Qué cambia con el registro horario digital obligatorio en 2026?
El Gobierno tiene en tramitación un Real Decreto que convertirá el fichaje digital en la única modalidad válida de registro horario. A mayo de 2026, el decreto aún no ha sido publicado en el Boletín Oficial del Estado, pero el Consejo de Ministros lo aprobó y el Consejo de Estado emitió su dictamen el 23 de marzo de 2026.
Los cambios principales que introduce la nueva normativa son:
- Fichaje digital obligatorio: el registro deberá realizarse mediante software o terminal electrónico. El papel y el Excel quedarán prohibidos.
- Registros inalterables: cada fichaje debe quedar sellado digitalmente. Cualquier corrección deberá dejar un rastro de auditoría con la fecha, la persona que realizó el cambio y el motivo.
- Acceso remoto para la Inspección: las empresas deberán permitir el acceso telemático a los registros, sin necesidad de personarse en el centro de trabajo.
- Sanciones por trabajador afectado: con el nuevo régimen, las multas se calcularán por cada empleado sin registro válido, no por empresa. Esto multiplica exponencialmente el riesgo económico.
- Restricción del uso de biometría: se limita el uso de huella dactilar o reconocimiento facial cuando existan métodos menos invasivos disponibles.
Una vez publicado en el BOE, las empresas dispondrán de un plazo estimado de 20 días para adaptarse. No es un margen amplio: lo recomendable es no esperar.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros horarios?
Los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años, contados desde la fecha del registro. Esta obligación se mantiene aunque el trabajador haya causado baja en la empresa: si un empleado trabajó en 2022 y en 2026 hay una inspección, la empresa debe poder presentar sus registros de ese periodo.
Los registros deben estar accesibles en todo momento, no solo durante el periodo de vigencia del contrato. Un sistema de control horario digital con almacenamiento en la nube garantiza este acceso de forma automática y segura.
¿Qué sanciones hay por no llevar el control horario?
El incumplimiento del registro horario está tipificado como infracción en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), en su artículo 7.5. Las sanciones se gradúan en tres niveles:
| Tipo de infracción | Supuestos | Multa actual |
|---|---|---|
| Leve | Errores formales o documentales aislados | 70 € – 750 € |
| Grave | Ausencia de registro, sistema no fiable o registros incompletos | 751 € – 7.500 € |
| Muy grave | Falsificación, manipulación deliberada u obstrucción a la Inspección | 7.501 € – 225.018 € |
Con la nueva normativa en tramitación, las sanciones pasarían a calcularse por trabajador afectado. Una empresa con 20 empleados sin registro válido podría enfrentarse a multas de hasta 200.000 euros en el escenario más grave (20 × 10.000 €).
La Inspección de Trabajo realizó 9.097 actuaciones en materia de registro horario durante 2024, con un volumen de sanciones de aproximadamente 3 millones de euros. La tendencia es claramente ascendente.
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El registro horario en España no es una opción
Llevar un control de jornada fiable y accesible no es solo una obligación legal: es una herramienta de gestión que evita conflictos internos, facilita el cálculo de horas extra y protege a la empresa ante cualquier reclamación laboral. Con el endurecimiento normativo previsto para 2026, anticiparse no es una ventaja competitiva; es una necesidad.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario obligatorio
¿Es obligatorio fichar en el trabajo en España?
Sí. El registro horario es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019, en virtud del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La obligación aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente de su tamaño o sector.
¿Cuánto es la multa por no tener registro horario?
Con la normativa vigente, no llevar registro horario es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de entre 751 y 7.500 euros. En casos de falsificación o manipulación deliberada, la infracción puede calificarse como muy grave, con sanciones de hasta 225.018 euros.
¿Los trabajadores en teletrabajo tienen que fichar?
Sí. La Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia establece expresamente que los trabajadores en modalidad de teletrabajo están sujetos a la misma obligación de registro horario que los trabajadores presenciales.
¿Puede seguir usando mi empresa papel o Excel para el registro horario?
Con la normativa actual, el papel y el Excel son técnicamente válidos si el registro es objetivo, fiable y no manipulable. Sin embargo, la Inspección de Trabajo los considera sistemas poco fiables y los cuestiona con frecuencia. Con el nuevo Real Decreto en tramitación, ambos métodos quedarán expresamente prohibidos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros horarios?
Los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años, incluso después de que el trabajador haya causado baja en la empresa. La Inspección puede solicitarlos en cualquier momento dentro de ese plazo.