Inspección de trabajo y control horario: guía para tener tu empresa preparada
La Inspección de Trabajo puede personarse en cualquier empresa sin previo aviso y exigir los registros de jornada en el acto. Desde la entrada en vigor del RDL 8/2019, el control horario es uno de los puntos más revisados en las actuaciones inspectoras. En 2024, la Inspección de Trabajo realizó 9.097 actuaciones en materia de registro horario, con un volumen de sanciones de aproximadamente 3 millones de euros. No prepararse no es una opción.
Índice de contenidos
- ¿Qué es la Inspección de Trabajo y cuándo puede actuar?
- ¿Qué documentos piden en una inspección por control horario?
- ¿Qué errores detectan con más frecuencia los inspectores?
- ¿Qué errores detectan los inspectores en el teletrabajo?
- ¿Cómo actuar durante la visita del inspector?
- Checklist: cómo tener tu empresa preparada
- ¿Qué pasa si recibes un acta de infracción?
- Preguntas frecuentes sobre la inspección de trabajo y control horario
¿Qué es la Inspección de Trabajo y cuándo puede actuar?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo público encargado de vigilar el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos. Sus inspectores tienen plenas facultades legales para entrar en cualquier centro de trabajo sin previo aviso, solicitar documentación y entrevistar tanto a trabajadores como a directivos. Así lo establece la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo.
Una inspección puede producirse por varios motivos:
- Campaña planificada: la ITSS publica planes de actuación anuales con las áreas prioritarias. El control horario lleva siendo foco prioritario desde 2019.
- Denuncia de un trabajador: cualquier empleado puede denunciar a su empresa de forma anónima.
- Cruce de datos: la ITSS cruza información de la Seguridad Social con datos de jornada y detecta incoherencias.
- Accidente laboral: si hay un accidente, la inspección suele revisar también el control de jornada.
El dato clave: en 2026, las inspecciones de trabajo están intensificando específicamente la revisión del registro de jornada diaria, la trazabilidad documental y la coherencia entre los registros y la operativa real de la empresa.
¿Qué documentos piden en una inspección por control horario?
Cuando un inspector llega a tu empresa por control horario, lo habitual es que solicite la siguiente documentación:
- Registros de jornada de los últimos cuatro años, con hora de entrada, salida y pausas de cada trabajador.
- Contratos de trabajo, para comprobar el tipo de jornada pactada y cruzarlo con los registros.
- Nóminas, para verificar que las horas extra están correctamente retribuidas o compensadas.
- Justificante de entrega del resumen mensual de horas extra a los representantes de los trabajadores.
- Calendario laboral actualizado y visible en el centro de trabajo.
- Justificantes de vacaciones, permisos y ausencias.
- Política de protección de datos vinculada al sistema de fichaje.
- Manual o protocolo del sistema de control horario, si existe.
Toda la documentación debe ser coherente entre sí. Los registros deben coincidir con los horarios contractuales, con las nóminas y con los datos de la Seguridad Social. Si hay discrepancias entre cualquiera de estos documentos, el inspector lo detectará.
Si la empresa no puede presentar los registros en el momento de la visita, el inspector puede otorgar un plazo de 10 días hábiles para su entrega, según el artículo 22 de la Ley 23/2015. Sin embargo, la obligación legal es mantener los datos accesibles de forma inmediata. No poder presentarlos en el acto ya puede interpretarse como indicio de incumplimiento.
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¿Qué errores detectan con más frecuencia los inspectores?
La mayoría de los problemas en una inspección no vienen de mala fe, sino de sistemas inadecuados o de gestión descuidada. Estos son los errores más habituales que detecta la Inspección:
Registros manipulables sin trazabilidad El error más grave y más frecuente. Un sistema que permite editar manualmente los fichajes sin dejar log de auditoría no cumple los requisitos. El inspector verificará que cada cambio tiene fecha, responsable y motivo. Si no existe esa trazabilidad, el sistema se considera no válido. Contar con un software de control horario con log de auditoría garantiza que cada cambio queda registrado automáticamente.
Patrones de fichaje imposibles o demasiado uniformes Si todos los empleados fichan a la misma hora exacta durante semanas, o si los registros muestran jornadas perfectas sin ninguna variación, la Inspección lo considera una señal de alerta. Los registros deben reflejar la realidad.
Registros incompletos o con huecos Días sin registrar, pausas no documentadas o trabajadores que fichan entrada pero no salida son errores que generan infracciones directas. El registro debe ser diario y completo.
Horas extra no justificadas Si los registros muestran que los empleados trabajan más horas de las pactadas en contrato, el inspector verificará que esas horas extra están correctamente retribuidas o compensadas y que existe el resumen mensual.
Documentación no accesible de forma inmediata No poder presentar los registros en el momento de la visita, o tener los datos en sistemas dispersos y difíciles de exportar, genera fricción que puede interpretarse como falta de cumplimiento.
Errores frecuentes al fichar trabajando desde casa
Olvidar registrar la salida. El fichaje queda abierto y genera un registro de 14 o 16 horas que no refleja la realidad.
No indicar la modalidad. Con el nuevo decreto, cada registro tiene que especificar si la jornada fue presencial o remota. Los sistemas que no lo permiten ya no serán conformes.
Usar un sistema no homologado. Si la empresa tiene una solución casera que no cumple los requisitos técnicos, la infracción es de la empresa, pero el trabajador queda sin cobertura documental.
Asumir que el horario flexible exime del registro. No exime. El trabajador ficha cuando empieza y cuando termina; el sistema calcula si ha cumplido las horas pactadas.
¿Cómo actuar durante la visita del inspector?
Si un inspector llega a tu empresa, estos son los pasos que debes seguir:
Si te entregan un acta, léela antes de firmar. Firmar no implica reconocer la infracción; solo acredita la recepción del documento. Si tienes dudas, consulta con tu asesor laboral antes de firmar.
Solicita la identificación oficial del inspector antes de permitir el acceso.
Designa una persona de contacto (responsable de RRHH, gerente o representante) que acompañe al inspector durante toda la visita.
Facilita el acceso a la documentación solicitada sin obstaculizar ni retrasar.
No alteres ni retires documentación durante la inspección. Cualquier modificación en ese momento puede agravar la situación.
Anota qué documentación se solicita y conserva copia de todo lo que entregues.
Mantén una actitud colaborativa y respetuosa. El inspector no busca sancionar, sino verificar el cumplimiento.
Checklist: cómo tener tu empresa preparada
Estos son los puntos que debe cumplir tu sistema de control horario para superar una inspección sin incidencias:
- Registro diario de jornada de todos los empleados, incluidos teletrabajadores y trabajadores a tiempo parcial
- Cada fichaje recoge hora de inicio, hora de fin y pausas
- Los registros son inalterables: cualquier corrección deja rastro con fecha, responsable y motivo
- Los datos se conservan durante al menos 4 años y son exportables en cualquier momento
- Los registros son accesibles de forma inmediata, sin necesidad de reconstruirlos
- Las horas extra están identificadas, retribuidas o compensadas y documentadas
- Existe un resumen mensual de horas extra enviado a los representantes de los trabajadores
- Los registros son coherentes con los contratos, nóminas y datos de Seguridad Social
- El calendario laboral está actualizado y visible
- Los justificantes de vacaciones, permisos y ausencias están archivados
- El sistema cumple con el RGPD: datos almacenados de forma segura y acceso limitado por rol
Si puedes marcar todos estos puntos, una inspección de trabajo no debería generarte ningún problema.
¿Qué pasa si recibes un acta de infracción?
Si el inspector detecta irregularidades, la empresa recibirá un acta de infracción. En ese momento, el proceso es el siguiente:
- Plazo de alegaciones: la empresa dispone habitualmente de 15 días hábiles para presentar alegaciones y aportar documentación que contradiga o matice los hechos descritos.
- Subsanación: si es posible, conviene corregir las deficiencias detectadas y acreditarlo ante la autoridad laboral dentro del plazo.
- Resolución: la autoridad laboral dictamina si procede sanción y en qué cuantía.
Las sanciones por incumplimiento del control horario se gradúan según la LISOS:
| Tipo de infracción | Supuestos | Multa |
| Grave | Ausencia de registro, sistema no válido, registros incompletos | 751 € – 7.500 € |
| Muy grave | Falsificación, manipulación deliberada, obstrucción | 7.501 € – 225.018 € |
Con la nueva normativa de registro horario digital en tramitación, las sanciones pasarán a calcularse por trabajador afectado. La mejor defensa ante un acta es contar con un sistema que ya cumplía los requisitos antes de la visita: inmutabilidad, trazabilidad e informes exportables.
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Prepararse no es burocracia: es protección
Una inspección de trabajo solo es un problema para las empresas que no tienen sus procesos en orden. Con el sistema de control horario adecuado, los registros están disponibles en segundos, son inalterables y son coherentes con toda la documentación laboral. La digitalización del registro horario no es solo una exigencia legal: es la forma más sencilla de proteger a la empresa.
Preguntas frecuentes sobre la inspección de trabajo y control horario
¿Puede la Inspección de Trabajo llegar sin previo aviso?
Sí. La Inspección de Trabajo tiene plenas facultades para personarse en cualquier centro de trabajo sin previo aviso, según la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo. La empresa está obligada a facilitar el acceso y la documentación de forma inmediata.
¿Cuántos años de registros puede pedir la Inspección de Trabajo?
La Inspección puede solicitar los registros de jornada de los últimos cuatro años. Esta es la obligación de conservación que establece el RDL 8/2019: los registros deben mantenerse disponibles durante ese periodo, aunque el trabajador ya no forme parte de la plantilla.
¿Qué pasa si no puedo entregar los registros en el momento de la inspección?
El inspector puede otorgar un plazo de 10 días hábiles para su entrega, según el artículo 22 de la Ley 23/2015. Sin embargo, no tenerlos disponibles de forma inmediata puede interpretarse como un indicio de incumplimiento y agravar la valoración de la inspección.
¿Vale el papel o el Excel para superar una inspección de trabajo?
Con la normativa vigente, el papel y el Excel son técnicamente válidos si el registro es objetivo, fiable y no manipulable. En la práctica, la Inspección los considera sistemas poco fiables porque no garantizan trazabilidad ni inmutabilidad. Con el nuevo Real Decreto en tramitación, ambos métodos quedarán expresamente prohibidos.
¿Qué diferencia hay entre un acta de requerimiento y un acta de infracción?
El acta de requerimiento es un aviso para que la empresa corrija una irregularidad en un plazo determinado, sin sanción económica inmediata. El acta de infracción inicia un procedimiento sancionador que puede derivar en multa. La Inspección decide cuál emitir según la gravedad de lo detectado.
El fichaje en teletrabajo no es un trámite menor. Es la única evidencia real de las horas trabajadas, y con la normativa de 2026 apuntando hacia sistemas más exigentes, tanto trabajadores como empresas tienen razones prácticas para tomárselo en serio antes de que sea urgente.